Chargé de gestion administrative

Chargé de gestion administrative, financière et logistique (AFL)
Abidjan, Côte d’Ivoire

Créée en 2007 par l’historien Patrick Weil, Bibliothèques Sans Frontières renforce le pouvoir d’agir des
populations vulnérables en facilitant leur accès à l’information, l’éducation et la culture. L’association
déploie ses projets inclusifs et innovants dans une trentaine de pays à travers le monde afin de
permettre aux personnes frappées par les crises et la précarité de s’instruire, se divertir et (re)construire
leur avenir. Grâce à ses outils innovants, sa bibliothèque de contenus et son expertise en matière de
médiation, BSF et ses partenaires s’emparent des enjeux majeurs du XXIème siècle tels que
l’éducation, la lecture et la culture, la citoyenneté et la cohésion sociale, la santé ou encore l’emploi et
l’entrepreneuriat.

Chez BSF, les décisions de recrutement sont prises sur la base des compétences et qualités des
candidates et candidats au regard des besoins de l’association dans le cadre d’un processus
respectueux et inclusif. BSF recrute et emploie des personnes quels que soient leur identité de genre,
leur orientation sexuelle, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap.
Dans le cadre du lancement de ses interventions en Côte d’Ivoire, Bibliothèques Sans Frontières, en
collaboration avec le ministère de la Promotion de la jeunesse, de l’insertion professionnelle et du
service civique de la Côte d’Ivoire, met en œuvre un nouveau projet pilote de 24 mois pour le
déploiement de 14 Ideas Box dans les centres de service civique du pays afin de renforcer l’éducation,
l’engagement civique et citoyen, l’employabilité et l’insertion professionnelle des jeunes.
Dans ce cadre, BSF recherche un.e chargé.e de gestion administrative, financière et logistique
(AFL).

A) PRINCIPALES MISSIONS :

Il/Elle a la responsabilité d’assurer une gestion administrative et financière rigoureuse des projets
menés en Côte d’Ivoire et des questions logistiques qui y sont rattachées, dans le respect des politiques
et procédures en vigueur au sein de BSF mais également des procédures bailleurs.Ses missions sont les suivantes :

Gestion comptable et budgétaire

– Garantir le respect des règles administratives et financières des bailleurs de fonds et internes,
– Suivre et analyser l’affectation des RH et matériels des projets,
– Préparation des documents administratifs et des budgets liés aux projets,
– Assurer le suivi budgétaire mensuel en lien avec le département Finances du bureau régional
et du siège,
– Superviser les demandes de mise à disposition de fonds pour les missions et du suivi des
dépenses effectuées (journaux de caisse et pièces justificatives),
– Gérer les transferts de fonds et veiller à la sécurité des fonds/caisses en collaboration avec
le/la représentant.e Pays.

Gestion légale, administrative et RH
– Veiller au respect des procédures administratives de BSF en Côte d’Ivoire,
– Appuyer la procédure d’enregistrement de BSF en Côte d’Ivoire,
– Gérer et suivre les assurances pour les missions terrain et contrats d’expatriation, en lien avec
le département RH du siège,
– Suivre les recrutements en cours et appuyer le département RH dans tout le process de
recrutement et contractualisation des nouveaux arrivants,
– Appuyer les équipes projets dans l’organisation de leurs missions et déplacements
(réservations de transports, logements, perdiems, demandes éventuelles de visa, etc.)
– S’assurer de l’archivage des conventions et du suivi des versements bailleurs.
Appui logistique
– Assurer l’interface entre les opérations et le service achat et expéditions au siège : rédaction
et archives des demandes d’achats, suivi des commandes, des réceptions et des expéditions.
– Garantir le respect des procédures internes de BSF, en particulier des procédures d’achat, et
les seuils de validation en fonction des bailleurs de fonds
– Suivre les dossiers des importations des biens et produits
– Elaborer les rapports logistiques sur une base trimestrielle ;
– Veiller sur la sécurité des locaux et la protection des actifs immobilisés
– Conduire l’inventaire physique au moins une fois par an
– Suivre l’obtention des exonérations pour toute acquisition de biens et services
– Suivre les transactions avec les fournisseurs et prestataires ;- Rédiger les lettres de demande de cotation et appel d’offres
– S’assurer de l’envoi des offres par les fournisseurs / prestataires ;
– Valider le Bon de Commande ;
– S’assurer de la conformité de la commande et du matériel livré ;
– S’assurer de la réception du matériel par le service requérant et classement des bordereaux
de réception/expédition
– Mettre en œuvre toutes les activités liées à l’administration de la logistique (commandes,
assurances, contrats de véhicules, etc.)
– S’assurer que l’installation et l’entretien des espaces fonctionnels des bureaux soient dans des
conditions d’existence adéquates.
– Définir et surveiller les aspects techniques de la politique de réduction des risques des projets,
transport, communication, protection, identification et préparation des aspects techniques de
la politique de sécurité et lignes directrices des projets, plan d’évacuation et de contingence,
surveillance quotidienne de l’application des règles de sécurité et rapporter à la hiérarchie de
tout problème pouvant survenir
– Planifier l’ensemble des moyens nécessaires aux mouvements de biens pour la période du
projet mise en œuvre – Coordination
– Assurer les moyens de communications du bureau

B) POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME :

Le / la chargé.e AFL référent.e technique sera placé.e sous la responsabilité hiérarchique du/de la
représentant.e Pays basé.e à Abidjan.
Il /elle aura des liens fonctionnels avec la chargée AFL régionale basé.es à Dakar.
Il/elle est également en lien fonctionnel avec les départements Finances, RH et logistique du siège.

C) ENVIRONNEMENT ET CONDITIONS DE TRAVAIL :
Poste basé au bureau BSF situé à Abidjan.

Nombreuses interactions :
• En interne : avec l’équipe projet basée à Abidjan (chargé.e de projet), les autres départements
techniques basés à Dakar et au siège en France
• En externe : les partenaires opérationnels, producteurs / créateurs de contenus, etc.

D) PROFIL RECHERCHE :
Pré requis : au moins 3 ans d’expérience sur un poste similaire d’une organisation ou autre acteur du
développement ou de l’urgence.
Formation :- Diplôme en Finance et gestion administrative, logistique
– Expérience en logistique terrain ou siège au sein d’une ONG ou autre acteur de développement
serait un plus
– Expérience en gestion administrative des ressources humaines appréciée.
Compétences attendues :
– Connaissance des règles administratives et financières des bailleurs de fonds notamment AFD
– Solides connaissances en comptabilité
– Connaissance du contexte sénégalais et des enjeux éducatifs au Sénégal,
– Excellente maîtrise du français lu, écrit et parlé et du wolof (parlé a minima),
– Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles,
– Connaissance et utilisation avancée des outils informatiques et des nouvelles techniques,

Savoir-être :
– Sens de la rigueur, de l’organisation, autonomie, aisance naturelle à communiquer et à
s’inscrire dans un travail d’équipe,
– Capacités d’adaptation et pragmatisme,
– Adhésion aux valeurs de BSF,
– Enthousiasme et sens de l’humour.

E) CONTRAT ET REMUNERATION :

Type de contrat : CDD à temps plein, contrat de droit ivoirien.
Début de contrat : Novembre 2023
Durée de contrat : 12 mois renouvelable

F) DOSSIERS DE CANDIDATURE:
Les personnes intéressées et ayant le profil sont priées de déposer leur dossier de candidature en
version électronique à l’adresse suivante : bsf.senegal@bibliosansfrontieres.org
 

Ce dossier de candidature est composé des pièces suivantes :
1. Lettre de motivation,
2.  CV
3. 3 références professionnelles (Noms prénom, adresse e-mail,
téléphones) 

Date limite de dépôt des dossiers :   30 octobre 2023 à 18 heures précises.
NB : Seuls les candidat- e- s présélectionné- e-s seront convoqué- e-s.